コラム

Hexabase による購買管理システムは、材料・資材の購買プロセスを効率化する業務管理システムです。見積り依頼、発注書の作成・共有といった一連の作業を使いやすく・低コストに効率化しました。

従来、このような業務は、基幹系システムと Excel 作業・スタッフの手作業を組み合わせて実施する必要があり、業務のデジタル化・効率化のハードルのひとつとなっていました。購買管理の専用ソリューションもありましたが、大規模な製造業向けとなっており、中堅・中小企業には手の出しにくいものでした。

Hexabase を利用したシステムを導入したことで、これらの作業・システムをつなぎ合わせことができ、業務プロセスを大幅な効率化が実現できました。

業務課題

複数のサプライヤーに、メールや FAX で見積り依頼を何通も送信

相見積りの依頼のために、仕様や条件を整理。サプライヤー別にメール・FAX で送信。

以前の見積りを探したり、保管するのに膨大な手間

見積りや問い合わせが、FAX やメールなど色々な通信方法で来る。
組織として保管するためにプリントするが、検索が面倒。

見積りの比較検討・発注のために何度も入力

相見積りの比較のために、毎回 Excel で比較検討表を作成。
発注が決まったら、メール・発注票・購買管理システムに転記。

作業状況や交渉履歴を、担当者が抱え込む 

前任者の状況が残らず、交渉材料がない状態で購買活動を引継ぎ。
購買価格がなぜ高いのか、どういう取り決めをしていたか不明。

導入効果

多数のサプライヤーに効率よく見積り依頼

送信アクションを実行するだけで、関連するサプライヤーに同時に見積り依頼をメール・FAX で送信できます。何度も FAX を送信したり、メールを出し分ける必要もありません。依頼内容は、自動的に Hexabaseによる購買管理システムに蓄積されます。

発注履歴から ​ 簡単に再発注

これまでの発注履歴を確認して、同種の製品をすばやく再発注できます。蓄積された購入製品や価格などを分析することで、発注量やコストの傾向を把握して、購買の最適化を進めやすくします。

蓄積した発注情報で購買コストを最適化

購買コストの最適化を進めるには、定量的なデータを継続的に蓄積することが不可欠です。Hexabaseによる購買管理システム では、購買情報を自動的に集約・共有。説得力の高い価格交渉をサポートします。