コラム

「企業は、もっと生産性を向上させよう」「働く人が、働きやすく暮らしやすい環境を整えよう」そんな掛け声が高まってきました。そのために、業務のやり方のさらなる改善が必要です。

そこで役に立つのが業務システムです。コンピュータやネットを活用して、大量の作業を素早く正確に片付けることができます。

でも、業務システムなんて、どのように実現すればいいのでしょうか。

とくに、小さな組織のITシステムでは、「以前にもチャレンジしたけど、全然うまくいかなかった」という話もよく聞きます。ここでいう「小さな組織」とは、中小企業や創業間もないスタートアップ、大きな企業や企業間のプロジェクトを指します。このような小さな組織は、人材やノウハウ不足などデジタルテクノロジーの活用に共通の課題を抱えています。

そこで、本当に役に立つ業務システムの作り方を何回かにわたって解説します。
まずは、業務の効率化がどのように進んできたのか、今ならどのような業務システムが実現できるのか、あらためて整理してみましょう。

むかしむかし

コンピュータや便利なツールが登場するまで、会社の仕事は、なんでも手作業でやっていました。1970年代以前の話です。書類は手書き。連絡は、郵便か固定電話。計算は、そろばんです！

見積りや請求書など、なにか情報を整理して相手の会社に渡す場合、次のように手作業のバケツリレーで行われていました。

OAブーム

1970年代後半から1980年ごろ、OAブームがおこりました。OAとは、オフィスオートメーションの略で、コピー機・FAX・ワープロが「OA3種の神器」なんて呼ばれていました。

さきほどのバケツリレーでいうと、書類作成がワープロやコピーになり、郵送がFAXになりました。計算は、そろばんから電卓に変わって、手作業の大変さは大幅に減りました！

でも、バケツリレーであることは同じです。

インターネットの時代

1990年代の半ばに、インターネットが普及して、ITブームがやってきました。
オフィスでは、１人１台パソコンを使います。エクセルに入力して、伝票集計や書類作成を行い、それを電子メールで送れば済むようになりました。

でも、じつはこれもワープロやコピー機とFAXを置き換えただけ。データを再入力したり、バケツリレーを進めるのは、やはり人間の仕事です。

業務システムの失われた20年

そして、ここでオフィスワークの進化は止まっています。失われた10年・・・失われた20年の影響は、こんなところにもあるのです。

このころ作られた業務システムは、バケツリレーのほんの一部を「パッケージソフト」や「データベース」に置き換えたものです。

「パッケージソフト」とは、特定の業務や作業に対応した専用アプリのことです。経理が使う「弥生会計」、スケジュールや掲示板になる「サイボウズ」などがありました。

「データベース」を使った業務システムは、マイクロソフトのアクセスやVisualBasic(VB)といった開発ツールで作られていました。データベースは、大量のデータを保管したり加工するのに最適なツールです。

しかし、社内に配置すると、お世話するシステム担当者が必要になります。社外からアクセスするのは、ちょっと大変です。それに、業務の内容が変化したとき、それに追従しようとすると、またコストがかかります。結局、塩漬けになる業務システムがたくさんありました。

ここ10年20年は、小さな組織でもコストダウンとデフレ対応が求められてきましたから、継続的なIT投資が難しかったのです。バケツリレーの一部を置き換えただけなので、バケツリレーそのものは残っています。人間が、頑張って仕事を回すところは変わっていません。

人材不足が叫ばれる今日、人手のかかるバケツリレーを続けていては、オフィスの業務はますます回らなくなるでしょう。

これからの業務システムはクラウドで動く

失われた10年・失われた20年で会社の業務は変わり映えしなくても、コンピュータの世界は大きく進化しました。たとえば、スマートフォンでいつでもどこでも、コミュニケーションできるようになりました。ネットは高速化し、ユーチューブでいくらでも動画を見られるようになりました。

では、これからの業務システムは、どのような形になるのでしょうか？

そこで活躍するのが「クラウド」です。詳しことは、別の記事(*リンク*)でも説明しましたが、。クラウドは、ネット経由でコンピュータパワーを、使いたい時に使いたいだけ低コストで利用できるサービスです。

クラウドでは、とても強力なコンピュータを利用できます。そのため、クラウド上の業務システムは、エクセルやデータベースで実現してきた業務をまとめてしまうことができます。最近は、パッケージソフトもクラウド版が増えてきました。

すべてがクラウド上にあるので、人間がバケツリレーを進めなくても、クラウド上の業務システムで、どんどん業務が進んでいくのです。

それに、クラウド上にある業務システムなら、いつでもどこからでもアクセスできますし、他の企業やサービスとの連携もずっと簡単になります。

クラウドで業務システムを作るならHexabaseがおすすめ

ここで手前ミソですが、Hexabase(ヘキサベース)を紹介させてください。

Hexabaseは、クラウド上でこのような業務システムを作るために開発したツールです。エクセルや既存の業務システムのデータを、一括してクラウド上で共有できます。クラウド版の会計ツールやメール・FAXとの連携も可能。クラウド上にあるので、時間と場所を選ばず利用できます。自社のシステム担当者がお世話する必要もありません。

• データベースで、情報を共有
• エクセルファイル・データベースを置き換え
• 業務システムのデータをつなぐ

• クラウドで、簡単に実現
• 場所と時間を選ばず使える
• システムの運用管理を任せられる

Hexabaseの業務システムなら、最初は小さな業務から始めて、少しずつシステムを発展させていくこともできます。それに、たぶん、こんなことは起こらないと思いますが、もしも失敗しても、すぐに利用をやめることができるのです。

というわけで、今どのような業務システムを実現できるのか、簡単に紹介しました。

如何でしょう。このような状況は、あなたの会社にも残っていませんか。

では、このような業務システムをどういう手順で実現するのか、次回解説します。お楽しみに。